Best Practices für Data Stewardship zur regulatorischen Compliance

In vielen Organisationen existiert Data Governance auf dem Papier, doch Data Stewardship entscheidet darüber, ob alles in der Praxis hält oder auseinanderfällt.

Da die DSGVO bereits durchgesetzt wird, der EU Data Act in Kraft tritt und der EU AI Act am Horizont erscheint, erkennen viele Unternehmen eine unbequeme Wahrheit:
Ein Governance-Framework zu haben ist nicht dasselbe wie tatsächlich „governed“ zu sein.

Governance, Ownership und Stewardship sind nicht dasselbe

Eine der häufigsten Ursachen für Verwirrung und Risiko ist, dass diese Rollen miteinander vermischt werden.

Data Governance setzt die Regeln

Data Governance definiert:

• welche Daten erhoben werden dürfen

• wie sie genutzt werden dürfen

• unter welchen rechtlichen und ethischen Rahmenbedingungen

• wie Entscheidungen dokumentiert und eskaliert werden

Governance beantwortet die Frage:
„Welche Regeln gelten in diesem Spiel?“

Data Owner sind für konkrete Assets verantwortlich

Ein Data Owner trägt die Verantwortung für ein klar definiertes Datenasset oder eine Domäne.

Das bedeutet:

• zu verstehen, wofür die Daten stehen

• zu wissen, wie sie genutzt werden

• sicherzustellen, dass Governance-Regeln eingehalten werden

Ownership wird oft mit Kontrolle verwechselt. Tatsächlich ist Ownership Verantwortung, nicht Souveränität.

Data Stewards machen Governance real

Data Stewardship sitzt zwischen Regeln und Realität.

Ein Data Steward:

• blickt über Domänen hinweg, nicht nur auf ein System

• prüft, ob Governance konsistent angewendet wird

• identifiziert Downstream-Auswirkungen lokaler Änderungen

• untersucht Probleme ohne Schuldzuweisung

• stellt Nachvollziehbarkeit und Transparenz sicher

Stewardship beantwortet die Frage:
„Funktionieren unsere Regeln in der Praxis wirklich?“

Ohne Stewardship bleibt Governance theoretisch.

Der größte Stewardship-Fehler: fehlende interne Autorität

Das schädlichste Muster, das ich immer wieder sehe, ist dieses:

Data Stewards werden benannt, aber nicht befähigt.

Sie existieren auf dem Papier, aber:

• haben keinen Zugriff auf alle relevanten Daten

• können Data Owner nicht challengen

• können riskante Änderungen nicht stoppen oder wirksam eskalieren

• werden als Berater behandelt statt als Schutzinstanz

Das scheitert besonders in großen Organisationen, in denen jeder Data Owner nur sein lokales System sieht.

Der Wert von Stewards liegt genau darin, dass sie systemübergreifende und nachgelagerte Effekte erkennen.

Wenn Stewardship keine prozedurale Autorität hat, fragmentiert Governance.

Worauf Aufsichtsbehörden und Auditoren tatsächlich achten

Entgegen der verbreiteten Angst erwarten Regulierer keine Perfektion.

Sie erwarten Verantwortlichkeit und Nachvollziehbarkeit.

In der Praxis heißt das:

• Können Sie erklären, wer was entschieden hat und warum?

• Können Sie zeigen, wie eine Änderung durchgeführt wurde?

• Können Sie Daten von der Quelle bis zur Nutzung nachverfolgen?

• Können Sie nachweisen, dass Fehler erkannt und korrigiert werden?

Fehler zu verstecken ist deutlich riskanter, als sie zu benennen und zu dokumentieren.

Gute Stewardship erzeugt Evidenz als Nebenprodukt der täglichen Arbeit.

Warum Stewardship unter dem EU Data Act noch wichtiger wird

Der EU Data Act verschiebt den Fokus stärker auf:

• Zugriffsrechte auf Daten

• nachgelagerte Weiterverwendung (Downstream Reuse)

• Interoperabilität

• vertragliche und technische Einschränkungen

Das erhöht das Risiko lokaler Änderungen mit globalen Auswirkungen erheblich.

Eine governance-konforme Änderung in einem System, zum Beispiel in einem ERP- oder SAP-System, kann dennoch:

• Downstream-Analytics brechen

• Annahmen zu Zugriffsrechten verletzen

• extern geteilte Daten beeinflussen

Data Stewards sind die einzige Rolle, die solche Effekte früh sehen kann, weil sie über einzelne Systeme und Egos hinaus arbeitet.

Nicht verhandelbare Grundlagen für wirksame Data Stewardship

Über Organisationen und Branchen hinweg gibt es einige Prinzipien, die konstant entscheidend sind.

Neutralität statt Kontrolle

Stewards dürfen nicht so in Delivery-Teams eingebunden sein, dass ihre Unabhängigkeit leidet.

Ihre Aufgabe ist nicht, frühere Entscheidungen zu verteidigen, sondern Probleme sichtbar zu machen.

Auditierbarkeit als Standard

Eindeutige Accounts, Change Logs, Zeitstempel und nachvollziehbare Transformationen sind nicht verhandelbar.

Wenn eine Änderung nicht nachverfolgt werden kann, kann sie nicht verteidigt werden.

Qualität vor Ego

Stewardship funktioniert nur, wenn:

• Schuldzuweisung irrelevant ist

• die Behebung wichtiger ist als Gesichtsverlust

• Datenqualität und Compliance lokale Autorität überwiegen

Wenn Data Owner sich als finale Instanz sehen, kollabiert Governance.

Eskalation ohne Politik

Stewards müssen in der Lage sein:

• Bedenken zu äußern

• ungeklärte Risiken zu eskalieren

• abweichende Einschätzungen zu dokumentieren

Selbst wenn Business-Entscheidungen Stewardship-Empfehlungen überstimmen, muss diese Abweichung sichtbar und begründet sein.

Stewardship als Übersetzer zwischen Regeln und Realität

Data Governance definiert die Absicht.
Data Stewardship testet, ob diese Absicht den Kontakt mit realen Systemen überlebt.

Ohne Stewards, die beides verstehen:

• regulatorische Erwartungen und

• technische sowie operative Realität

wird Governance zum Dokumentenarchiv, nicht zum Kontrollsystem.

Ein pragmatischer erster Schritt

Wenn Sie unsicher sind, ob Stewardship in Ihrer Organisation funktioniert, starten Sie klein.

Wählen Sie eine kritische Kennzahl oder ein zentrales Dataset und verfolgen Sie:

• Ownership

• Transformationen

• Zugriff

• Aufbewahrung

• Downstream-Nutzung

Wenn der Faden reißt, fehlt Stewardship oder ist zu schwach aufgestellt.

So unterstützen wir

Wir unterstützen Organisationen mit:

• Governance- und Compliance-Assessments

• Design und Stärkung von Stewardship-Rollen

• informellen Audits, ausgerichtet an DSGVO, EU Data Act und zukünftiger AI-Regulierung

• der Übersetzung von Governance-Frameworks in operative Realität

Wenn Ihnen das bekannt vorkommt, können Sie ein Kennenlerngespräch buchen oder ein informelles Governance-Assessment anfragen, um die risikoreichsten Lücken zu identifizieren, bevor sie zu Incidents werden.

Wie wir Sie unterstützen können

Unsere Audits & Daten-Compliance-Prüfungen helfen Organisationen, Compliance nachzuweisen, Unsicherheiten zu reduzieren und mit Sicherheit voranzugehen.